في الوقت الراهن باتت الشركات ورواد الأعمال ومدراء المشاريع بحاجة إلى شخص مختص يساعدهم في إدارة وتنظيم الأعمال حتى يستطيعوا إنجاز المهام بإتقان وتركيز دون أي ضغط أو عشوائية في العمل، بالتالي أصبحت مهنة المساعد الافتراضي حاجة أساسية في كل قطاع سواء كان ناشئ أو شركة ضخمة، فالاستعانة بمساعد افتراضي يساهم في تحفيف أعباء العمل وتحقيق الهدف المطلوب منه، وما يقصد بالمساعد الافتراضي Virtual Assistant أنه ذلك الفرد الذي يعمل أونلاين أو عن بُعد، عبر تنفيذ وأداء المهام المكلف بها، وزادت أهمية وظيفة المساعد الافتراضي نتيجة وجود الإنترنت والتقدم التكنولوجي الذي يشهده العالم، حتى أصبحت كبرى الشركات تلجأ إلى توظيف مساعد افتراضي.

العمل كمساعد شخصي افتراضي

مع تطور وتعدد مجالات وقطاع العمل على مر السنوات الأخيرة، أدرك أصحاب المشاريع والشركات مدى أهمية وجود مساعد شخصي افتراضي يعمل لصالحها دون الالتزام بعمل إداري في المكتب، لكن البعض يعتقد أن مهنة المساعد الافتراضي تتشابه مع السكرتارية لكنها مختلفة تماماً عنها، وأما عن مهام المساعد الشخصي الافتراضي فهي تتمثل في قدرته على تقديم المساعدة والاستشارة في مجالات عدة مثل التصميم الجرافيكي والتسويق والبرمجة والكتابة وما إلى ذلك، بالتالي فإن أي فرد يشعر بضغط العمل ويحتاج إلى مساعدة لتنفيذ المهام المكلف بها، فإن المساعد الافتراضي هو الشخص المناسب لأداء تلك المهام بصورة جيدة ويمكن إيجاد المساعد الافتراضي في منصات العمل الحر المتاحة عبر الانترنت.

في المقال التالي سنجيب عن عدة تساؤلات ولعل أبرزها، ما هو المساعد الشخصي الافتراضي؟ كيف تصبح مساعد افتراضي؟ ما أهمية المساعد الافتراضي؟ ما مهام المساعد الافتراضي؟ ما الخدمات التي يقدمها المساعد الافتراضي؟

يهمك أيضاً: أفضل استراتيجيات الربح: كيفية استغلال مواقع التواصل للربح من الإنترنت

مفهوم المساعد الافتراضي Virtual Assistant

مفهوم المساعد الافتراضي VA يعرف على أنه الموظف المتخصص في تقديم الخدمات لأصحاب المشاريع ورجال الأعمال أونلاين مقابل أجر مالي يتفق عليه مع الشركة أو صاحب المشروع بصورة مسبقة.

المساعد الافتراضي Virtual Assistant

ومن الممكن أن تكون تلك الخدمات مساعدة تقنية أو إدارية وما إلى ذلك من المهام الأخرى، والمقصود بكلمة افتراضي أنه يمكن للمساعد العمل بشكل مستقل وحر عبر الإنترنت، بما يوسع نطاق عمله ويتيح للمساعد الافتراضي أداء مهامه من أي مكان يريده.

ما يميز عمل المساعد الافتراضي هي المرونة العالية التي يتم توفيرها، كونه لا يتطلب الروتين نفسه للوظائف التقليدية، وهنا يمكن للمساعد الافتراضي أداء مهامه عبر مواقع التواصل الاجتماعي بما فيها الفيس بوك، كما يمكنه العمل من المنزل والتعاون مع شركات عالمية دون الحاجة إلى اجتماعات على أرض الواقع.

مقالنا المرتبط: كيفية تحسين المهارات الرقمية والتقنية للحصول على فرص العمل

فوائد الاعتماد على المساعد الافتراضي

نظراً لتعدد المهام التي يمكن للمساعد الافتراضي تنفيذها، فإنه يلعب دوراً أساسياً في تحقيق الأهداف التسويقية بشكل سريع، بالتالي يمكن اختصار أهم فوائد الاعتماد على مساعد افتراضي فيما يلي:

إدارة المهام وتنفيذها

إدارة المهام وتنفيذها هي إحدى مهام المساعد الافتراضي، فمن الممكن أن تعيق المهام الصغيرة الروتينية قدرة الموظف على الابتكار والتركيز في العمل، بما يقلل من مستوى انتاجيتها.

وبالتالي فإن الاعتماد على مساعد افتراضي يسمح في إنجاز الأعمال بتركيز أكبر وبدقة عالية بما يزيد من الإنتاجية العامة لدى المؤسسة ويوفر الوقت والجهد ويساعد في تحقيق الأهداف التسويقية.

تقليل التكاليف في الشركة

يساهم وجود المساعد الافتراضي في أي شركة أو مشروع في تخفيف مصاريف وتكاليف الشركة، على اعتبار أن الاستعانة بمساعد شخصي يلتزم بعمل إداري كامل ضمن الشركة يتطلب تكاليف مالية أكبر، بما يزيد من أعباء ميزانية الشركة.

وهنا فإن الاعتماد على مساعد افتراضي عبر الإنترنت لن يلزم الشركة إلا بدفع تكلفة الخدمات التي يقدمها فقط بما يساهم في تخفيف أعباء الميزانية وتقليل تكاليف العمالة على خلاف المساعد الشخصي التقليدي.

مرونة ساعات العمل

ما يميز عمل المساعد الافتراضي هي مرونة ساعات العمل على خلاف المساعد الشخصي التقليدي، فالمساعد الافتراضي VA غير مقيد بساعات عمل معينة ضمن الشركة، ما يعني أن المساعد الافتراضي يتمتع بمزيد من المرونة.

وبالتالي يمكن للمساعد الافتراضي العمل في أوقات مختلفة، سواء في الليل والإجازات الرسمية، وذلك يساعد في التعامل مع المهام الطارئة التي تحتاج إلى تدخل فوري أو حتى إنجاز سريع في الشركة او المشروع.

خدمات يقدمها المساعد الافتراضي

تتنوع قائمة خدمات المساعد الافتراضي إلى درجة أنها يمكن ألا تنتهي وتختلف الخدمات بحسب المهارات التي يتمتع بها المساعد الافتراضي ومن بين أبرز تلك الخدمات:

خدمة العملاء

يعمل المساعد الشخصي الافتراضي كموظف خدمة عملاء شخصي في الشركة أو أي مؤسسة، عن طريق التواصل الأولي مع الزبائن والرد على استفساراتهم ومشكلاتهم، وتقديم المساعدة في حل المشكلات.

وتعتبر خدمة العملاء التي يقدمها المساعد الافتراضي إحدى الجوانب الهامة للشركات، كونها تساهم في بناء الثقة مع العملاء وتعزز الولاء للشركة وتزيد نسبة المبيعات، كما تساهم خدمة العملاء الجيدة في بناء سمعة إيجابية للعلامة التجارية، وتقديم المساعد الافتراضي خدمة عملاء ممتازة تساهم في تحقيق ميزة تنافسية في سوق العمل.

وعادة ما يفضل العملاء العلامات التجارية التي تقدم خدمة عملاء فعالة وجيدة، وبالتالي فإن وجود استراتيجية فعالة لخدمة العملاء من قبل المساعد الشخصي الافتراضي يمكن أن يميز عمل الشركة عن المنافسين في ذات المجال.

نرشح لك: الأساليب الفعالة للإعلان عن خدماتك الإلكترونية وجذب العملاء 2024

إدارة مواقع التواصل الاجتماعي

يمكن للمساعد الشخصي الافتراضي أن يساهم في إدارة منصات التواصل الاجتماعي عبر تولي مجموعة متعددة من المسؤوليات، بما فيها:

إضافة البيانات والمعلومات الأساسية، وجدولة ونشر المحتوى، والرد على التعليقات والرسائل، إلى جانب تنفيذ بعض التحديثات البسيطة، والتدقيق اللغوي والتحرير والتفريغ الصوتي وبعض الأعمال الكتابية.

كما تشمل خدمات المساعد الشخصي الافتراضي كتابة وإدارة المحتوى وتنظيم الحملات التسويقية، والتسويق الإلكتروني إضافة إلى المساعدة في التصميم، وتنظيم وإدارة الاجتماعات.

يسرنا اطلاعك: وظيفة إدارة مواقع التواصل لاجتماعي اختصاصي السوشيال ميديا

مهارات المساعد الافتراضي

مهارات المساعد الافتراضي ليست مقتصرة على تخصص معين أو دراسة ما، كما أنها ليست مرتبطة بشهادات محددة في مجال أكاديمي معين، بالتالي يمكن لأي شخص اكتساب تلك المهارات وتعلمها، حتى يستطيع العمل كمساعد شخصي افتراضي وذلك حتى لو لم يمتلك أي خبرة في المجال.

من المهم امتلاك بعض المهارات لإتقان العمل كمساعد شخصي

لكن العمل كمساعد افتراضي يتطلب تحمل المسؤولية والالتزام بالمهام المطلوبة، فضلاً عن الرغبة في النمو المستمر وتطوير المهارات، وسنتحدث فيما يلي عن أبرز مهارات المساعد الشخصي.

قد يهمك أيضاً: كيفية تطوير المهارات لتلبية احتياجات سوق العمل المستقبلية

مهارات تنظيم وإدارة الوقت

مهارات تنظيم وإدارة الوقت تعتبر إحدى المهارات الأساسية المطلوبة من المساعد الشخصي الافتراضي، كون العمل يعتمد بشكل كبير على قدرة المساعد في تنظيم الوقت وتحديداً وقت وجداول عملاء الشركة.

وبالتالي فإن المساعد الافتراضي الذي يدير جدول أعمال الزبون بصورة احترافية تدل على قدرته في تقدير قيمة الوقت، بما يبني الثقة في العلاقات المستدامة بين الشركة والعملاء.

وتكمن أهمية احتراف المساعد الشخصي الافتراضي بتنظيم وإدارة الوقت في تخفيف الضغط والتشتت في العمل ضمن الشركة أو المؤسسة، بما يجعل آلية العمل أكثر إنتاجية وبالتالي تحقيق الأهداف المرجوة.

ويمكن للمساعد الشخصي الافتراضي تنظيم الوقت بصورة جيدة عبر إنشاء جدول زمني يتضمن المهام التي يحتاج إلى إنجازها، ومن ثم تقسيم تلك المهام بحسب الأهمية والأولوية.

ومن المهم أن يتم ابلاغ العميل بالجدول الزمني الذي وضعه المساعد الشخصي لإدارة أعماله ومشاركته في الرأي حوله، من أجل تجنب أي اعتراضات تعطل سير العمل.

كما ينبغي عدم الانشغال بالأمور المشتتة لانتباه المساعد الافتراضي عن العمل مع الحفاظ على فترات منتظمة من الراحة أثناء العمل، ومن الممكن الاستعانة بالتطبيقات والأدوات المساعدة في جدولة وتنظيم العمل ضمن الشركة.

قد يهمك أيضاً: تطبيقات تساعد على تنظيم الوقت وستغير حياتك للأفضل

مهارة التفاوض مع العملاء وإقناعهم

مهارة التفاوض مع العملاء تعد من المهارات الأساسية الواجب توافرها في المساعد الافتراضي الناجح، إلى جانب قدرته على إقناع الزبائن بصورة جيدة ومنطقية بما يخدم صاحب المشروع أو الشركة التي يعمل بها المساعد الشخصي الافتراضي ويساعد في تحويل العملاء المحتملين إلى عملاء واقعيين ودائمين للشركة.

أحد الأساليب الممكن للمساعد الشخصي الافتراضي استخدامها في إقناع العملاء هي ممارسة الاستماع الجيد إلى ما يقوله الزبائن ومحاولة فهم مشاكلهم واحتياجاتهم، ومن ثم تقديم الحلول المناسبة التي يمكن أن تلبي متطلباتهم، إلى جانب تقديم تنازلات منطقية للوصول إلى اتفاق يرضي كل من الشركة والعميل.

كما ينبغي على المساعد الشخصي الافتراضي أن يكون قادر على توضيح الخدمة المضافة التي يمكن أن تقدمها كمساعد افتراضي، عبر عرض مهاراته وخبراته بصورة مقنعة، وأن يكون يتمتع بالصبر والمرونة كونها أساس عملية إقناع العملاء في الشركة.

مهارة البحث والتَّقصي

مهارة البحث والتَّقصي من المهارات والصفات الأساسية أيضاً لعمل المساعد الافتراضي عبر البحث والتحقق من المعلومات والأخبار المضللة.

وبالتالي فإن عمل المساعد الشخصي الافتراضي ليس بالأمر السهل، كونه يتطلب قدرات عالية في التركيز لاستيعاب المعلومات والدقة في التحقق من مدى صحتها، إلى جانب الشغف في البحث والاستقصاء حتى تصل الشركة إلى النتيجة المطلوبة.

المهارات التقنية ومهارات الحاسوب

تعلم المساعد الافتراضي للمهارات التقنية ومهارات الحاسوب أمر ضروري جداً، باعتبار أن معظم المهام التي ينفذها المساعد الافتراضي الشخصي تتطلب تلك المهارات، وهنا يمكن للمساعد الاحترافي أن يستفيد من المهارات التقنية لتنفيذ مهام إضافية.

ومن بين المهارات الحاسوبية الأساسية الواجب أن يتمتع بها المساعد الافتراضي هي أساسيات البرمجة وبرامج Microsoft Office وأدوات التسويق المختلفة.

مهارة تحمل ضغط العمل 

مهارة تحمل ضغط العمل هي من المهارات الأساسية الواجب أن يتمتع بها المساعد الافتراضي في إدارة وقته وتنظيم أعماله، باعتبار أن قطاع الأعمال يشهد في بعض الأحيان أوقات طارئة تتطلب قدرة من المساعد الشخصي على الاستمرار في العمل والحفاظ على الإنتاجية تحت ضغط الوقت.

مهارات التواصل والتفاعل

مهارات التواصل اللفظي والكتابي المتميزة أمر ضروري للمساعد الافتراضي للتواصل مع الزبائن واستلام المهام منهم، وهنا ينبغي أن يعمل المساعد الافتراضي على تطوير مهارات التواصل بشكل دائم، كون أن وظيفة المساعد الافتراضي لا تتيح فرصة التواصل المباشر على أرض الواقع مع العملاء، بالتالي يكون البريد الإلكتروني هو وسيلة التواصل الرئيسية.

بالتالي فإن التواصل الجيد يرتكز على عنصرين أساسيين وهما قدرة المساعد الشخصي الافتراضي على نقل الفكرة بلغة واضحة ودقيقة للعميل، ومن ثم القدرة على فهم الزبون والسعي لتلبية احتياجاته.

الأدوات المساعدة للمساعد الافتراضي

تتوفر أدوات  تساعد المساعد الافتراضي في عمله وتحسن من تنظيمه وسرعة أدائه وأبرز تلك الأدوات هي:

أداة WordPress

يمكن للمساعد الشخصي الافتراضي استخدام أداة WordPress الشهيرة في إنشاء موقع إلكتروني خاص به، حتى يعرض عليه خدماته للعملاء المحتملين.

تعرف على المزيد: الربح من مواقع الووردبريس للمبتدئين

 أداة Google drive

تقدم خدمة Google Drive مجموعة من الخدمات التي تساعد المساعد الشخصي الافتراضي في إنشاء وتخزين الملفات والمجلدات ومشاركتها مع فريق العمل في الشركة.

أداة أنا

أداة أنا تعد أداة جيدة تساعد المساعد الشخصي الافتراضي في تنظيم المهام بطريقة منظمة للغاية، كونها توفر كل ما يحتاجه المساعد الافتراضي لإدارة المشاريع وتنظيم وجدولة الأعمال في الشركة.

أداة Grammarly

أداة Grammarly تساعد المساعد الافتراضي في تصحيح الأخطاء الإملائية والنحوية الواردة في المراسلات مع العملاء وتعد أداة Grammarly مجانية تساعد في التحقق من الرسائل أو المراسلات في الشركة.

موقع أو تطبيق Canva

موقع أو تطبيق Canva المجاني يساعد المساعد الافتراضي الشخصي في إنجاز تصاميم الجرافيك والاستفادة من تصاميم ورسومات جذابة.

تطبيق Zoom

بإمكان المساعد الشخصي الافتراضي VA الاستفادة من أداة Zoom لعقد اجتماعات الفيديو والصوت عن بُعد، إلى جانب إمكانية تسجيل الاجتماعات والاحتفاظ بها عبر خدمة التخزين الخاصة بـ Zoom.

أساسيات النجاح كمساعد افتراضي

من أساسيات النجاح كمساعد شخصي افتراضي أن تكون لديه حضور قوي وجيد على الإنترنت سواء مواقع التواصل الاجتماعي بما فيها الفيس بوك أو الانستغرام والتويتر أو الموقع الإلكتروني الخاص به وهنا يمكن أن يوزع الوقت بينهما أو التركيز على أحدهما، باعتبار أنها تساعد في تسويق خدماته واستهداف العملاء المحتملين.

ولا مانع من استخدام أداة WordPress واختيار قالب مناسب لإنشاء موقع إلكتروني خاص به، ومن ثم البحث عن الوظائف في منصات العمل الحر بما فيها:

منصة مستقل Mostaql

تهدف منصة مستقل إلى ربط أصحاب المشاريع والشركات في الدول العربية بمساعدين افتراضيين محترفين.

منصة مستقل Mostaql

وذلك بهدف ضمان تنفيذ المشاريع بأفضل شكل وصورة وضمان حقوق كلا الطرفين، حيث يتم تحقيق ذلك عبر دور الموقع كوسيط بين الطرفين، بواسطة التواصل معهما حتى استكمال العمل بشكل كامل ورضا العميل والمساعد الشخصي الافتراضي.

موقع خمسات khamsat

خمسات يصنف على أنه واحد من أشهر المواقع العربية المتخصصة في العمل الحر، ويعتبر السوق الأول في الوطن العربي لبيع وشراء الخدمات.

موقع خمسات khamsat

ويساهم الموقع في توفير دخل مناسب للشباب العربي عبر تقديم خدمات مميزة بأسعار مناسبة بالتالي هو فرصة جيدة للمساعد الافتراضي VA لعرض خدماته عليه.

قرأ الزوار أيضاً: الربح من موقع خمسات وأفضل طرق الاستفادة من خمسات

منصة Ureed

تعتبر منصة Ureed منصة إلكترونية جيدة لدى المساعد الافتراضي حتى يعرض خدماته عليها وبصل إلى عدد جيد من العملاء المحتملين، وتسعى المنصة لتوفير مساحة لنشر أي مشروع يتعلق بالخدمات اللغوية الإلكترونية.

منصة Ureed

تتيح منصة Ureed للعملاء الاطلاع على عروض الأسعار واختيار الأنسب لتنفيذ المشروع، لتحقيق النجاح كمساعد افتراضي، فإن ذلك يعتمد بشكل أساسي على قدرته في بيع الخدمات ذات الجودة العالية وتساعد في بناء ثقة العملاء وجذبهم نحو خدماته.

أهمية المساعد الشخصي الافتراضي

لماذا نحتاج إلى المساعد الشخصي الافتراضي؟ لربما تساءلت في نفسك يوماً ذلك التساؤل، وذلك بعد أن أصبحت وظيفة المساعد الافتراضي مطلوبة بشكل كبير خلال السنوات الأخيرة، باعتبار أنه يوجد اسباب كثيرة تدفع الشركات للاستعانة بخدمات المساعد الافتراضي.

من ضمنها ارتفاع تكاليف توظيف الموظفين في مقر الشركة، وذلك لأن المساعد الافتراضي VA لا يحصل على مكافآت عند انتهاء الخدمة أو معاش تقاعدي وما إلى ذلك من مزايا الموظفون التقليديون.

وما يزيد من الحاجة إلى المساعد الشخصي الافتراضي هو الزيادة الكبيرة في عدد الشركات والأشخاص الذين يحتاجون إلى المساعدة في إدارة أعمالهم بسبب عدم توفر الوقت الكافي لإنجاز بعض الأعمال.

يهمك أيضاً: كيفية الربح من الإنترنت: أفضل المواقع الأجنبية لتحقيق الربح أونلاين

وفي الختام، تحدثنا في المقال عن ماهية عمل المساعد الشخصي الافتراضي وأهميته، وتناولنا بالتفصيل المهارات التي ينبغي أن يتمتع بها المساعد الافتراضي VA، والخدمات التي يمكن أن يقدمها سواء لأصحاب المشاريع أو الشركات نرجو أن نكون وفقنا في تقديم المعلومات وإيصالها بشكل واضح وسليم، وللمزيد من المقالات المفيدة والمتنوعة، ندعوكم لزيارة موقعنا ميدان الربح.