تسجيل المعاملات المالية في أي شركة أو مؤسسة هو جزء لا يتجزأ من العمل المحاسبي ضمن أي نشاط تجاري، وهو ما يسمى بإمساك الدفاتر المحاسبة والذي يتضمن تسجيل عمليات البيع والشراء والمدفوعات والإيصالات من الأفراد أو الشركات، ويتوفر أساليب متنوعة ومعتمدة لتنفيذ عملية إمساك الدفاتر وحسابها، لا سيما نظام القيد المفرد ونظام القيد المزدوج، لكن لا بد من التنويه إلى أن كل عملية تسجيل معاملات مالية تعتبر جزء أساسي من إمساك الدفاتر.

وفي الوقت الراهن نجد أن كل منشأة تجارية أو غير تجارية تحتاج نظام موثوق لامساك الدفاتر لكن ينبغي أن يستند على مبادئ ومعايير المحاسبة العالمية المعتمدة في الدولة سواء على مستوى الوطن العربي التي تنشط فيها المنشأة بما فيها سوريا أو الأردن أو مصر أو الجزائر أو العراق أو الامارات أو السعودية أو قطر وغيرها من الدول.

الربح من إمساك دفاتر المحاسبة للشركات والأفراد

وبالمقارنة بين المحاسبة عموماً ومصطلح امساك الدفاتر المحاسبية، نجد أن المحاسبة أعمق وأشمل حيث تشتمل على جوانب إضافية تتعلق بسجلات المعاملات المالية، ومن ضمنها تسجيل المعلومات المتعلقة بالعمليات والأنشطة المالية للمنشأة والتعامل مع الأحداث المالية.

يهمك أيضاً: ربح المال في شهر: كيفية تحقيق الأرباح بواسطة تقديم خدماتك الشخصية

مفهوم امساك الدفاتر المحاسبية

يقصد بمفهوم إمساك الدفاتر المحاسبية تسجيل المعاملات المالية اليومية التي تتعلق بالشركة، بما في ذلك كتابة دفاتر اليوم بحيث تشمل تسجيل المبيعات والمشتريات والإيصالات والمدفوعات، سواء كانت عمليات نقدية أو ائتمانية.

امساك الدفاتر المحاسبية من المهام الضرورية في الشركات

كل تلك العمليات تتم في الدفتر اليومي وهو إما يكون دفتر المصروفات، أو دفتر الأستاذ العام، أو أي نوع آخر من الدفاتر المحاسبية، ويقع على المحاسب مهمة إعداد تقارير مالية باستخدام المعلومات التي تم تدوينها في الدفاتر المحاسبية.

عموماً فإن مسك الدفاتر يعني الاهتمام بحفظ سجلات المحاسبة المالية ضمن الشركة، ويشمل ذلك إعداد المستندات الأصلية لكل معاملة محاسبية أو أي حدث آخر يتعلق بالعمل ومن ثم تقديم الدفاتر المحاسبية للمراجعة، ويمكن للمحاسب ضمن الشركة أن يعُد الميزانية العمومية وبيان الدخل باستخدام دفاتر الأستاذ وميزان المراجعة.

الفرق بين المحاسبة وإمساك الدفاتر المحاسبية

لا يزال حتى اليوم الكثير من أصحاب المشاريع والشركات سواء الصغيرة والمتوسطة يخلطون بين مصطلح المحاسبة وإمساك الدفاتر، حيث يوجد اختلال كبير في فهمهما، لكن عملية مسك الدفاتر تتعلق بتسجيل وتنظيم البيانات المالية.

الفرق بين المحاسبة وإمساك الدفاتر المحاسبية

في حين يتعلق عمل المحاسبون بتحليل وتصنيف وتفسير تلك البيانات وإعداد التقارير والملخصات المالية، ودمج النسب المالية.

وتعد النسب المالية أدوات تستخدم لمقارنة النتائج في مختلف مجالات البيانات المالية، حيث يتم تحليل النسب لاستخلاص استنتاجات حول الأداء المالي لدى الشركة والسيولة والدعم المالي وكفاءة استخدام أصول الشركة.

كما يتم استخدام ذلك النوع من التحليل بشكل كبير، ويعتمد بشكل كبير على المعلومات المتاحة في البيانات المالية، والتي عادة ما يكون من السهل الحصول عليها، كما يمكن مقارنة النتائج مع المعايير المالية القياسية، أو حتى في نفس النطاق الجغرافي.

نقاط الاختلاف بين مسك الدفاتر والمحاسبة

من الناحية التعريفية، يمكن تعريف مسك الدفاتر كعملية ترتكز بصورة أساسية على تحديد وقياس وتسجيل المعاملات المالية، في حين يمكن تعريف المحاسبة على أنها عملية تلخيص المعاملات وتفسيرها وإصدار التقارير المالية المتعلقة بها.

كما لا يمكن للإدارة في أي شركة أو مشروع أن تعتمد على مسك الدفاتر في اتخاذ القرارات، في حين يمكن الاعتماد على المعلومات والبيانات التي تقدمها المحاسبة في اتخاذ القرارات التجارية.

أما عن الأهداف، فإن هدف مسك الدفاتر يتمحور حول الحفاظ على سجلات كافة المعاملات بشكل صحيح ومنتظم، في حين يتمحور هدف المحاسبة حول قياس الوضع المالي وتعزيز توصيل المعلومات إلى الجهات المختصة في الشركة.

وفيما يتعلق بإعداد البيانات المالية، فإنها لا تعتبر جزء من عملية مسك الدفاتر، بل تنفذ ضمن عملية المحاسبة.

ومن جانب المهارات المطلوبة، فإن مسك الدفاتر لا يحتاج إلى أي مهارات خاصة، بينما تتطلب عملية المحاسبة مهارات معينة نظراً لطبيعتها المعقدة والتحليلية.

بالحديث عن التحليل، فإن عملية مسك الدفاتر لا تتطلب أي عملية تحليل، أما عملية المحاسبة فهي تستخدم معلومات مسك الدفاتر لتحليل وتفسير البيانات، ثم تجمعها وتنسقها في تقارير مفصلة ومعمقة.

وبالنسبة الأنواع فإنه يوجد نوعان من مسك الدفاتر، وهما الأحادي والمزدوج، حيث لا يوجد تنوع كبير في أنواع الحسابات المستخدمة في مسك الدفاتر، في حين يتميز مجال المحاسبة بتوفر عدد جيد من الأنواع المختلفة.

قد يهمك أيضاً: ما هو أفضل عمل على الإنترنت براتب يومي يصل 50 دولار

أهمية عملية مسك الدفاتر المحاسبية

تعد عملية مسك الدفاتر المحاسبية جزءاً لا يمكن الاستغناء عنه في النشاط المحاسبي بأي شركة أو مشروع، حيث تهدف عملية مسك الدفاتر المحاسبية إلى جمع وتنظيم وتخزين وتوفير قاعدة بيانات المعلومات المالية للشركة.

وتتجسد أهميتها في تسهيل العمليات المحاسبية للشركة وإعداد وتحضير القوائم المالية والتقارير الضريبية والإدارية الداخلية.

كما تعتبر عملية مسك الدفاتر البنية الأساسية لقاعدة المعلومات المالية، لكن ينبغي أن تكون تلك البنية أو قاعدة البيانات كاملة ودقيقة وفي الوقت الملائم أيضاً.

وهنا ينبغي الأخذ بعين الاعتبار أن كل نظام لمسك الدفاتر يتطلب وجود ضوابط جودة داخلية تُعرف بالضوابط الداخلية لضمان جودة العمل والدقة.

لماذا مسك الدفاتر المحاسبية؟

للإجابة عن تساؤل لماذا نستخدم عملية مسك الدفاتر المحاسبية فإن عملية تسجيل المعاملات المالية تعد جزء من عملية المحاسبة في الأعمال التجارية ضمن أي شركة، حيث تتضمن تدوين وتسجيل المعاملات المالية بما فيها عمليات الشراء والمبيعات والمدفوعات والإيصالات التي تنفذ بواسطة أفراد أو مؤسسات أو شركات.

بصورة أكثر تحديداً، فإن عملية إمساك الدفاتر المحاسبية تتعلق بتوثيق وتسجيل جميع العمليات المالية لأي مشروع أو منشأة في سجلاتها المحاسبية والمالية، واستخلاص النتائج بحسب مبادئ المحاسبة المتعارف عليها، أي أن يكون الفرد على دراية جيدة بعلم المحاسبة ومفاهيمه.

يسرنا اطلاعك: أفضل الطرق الفعالة لربح المال في يوم واحد فقط

أهداف مسك الدفاتر المحاسبية

في المشروع، يتم تسجيل جميع العمليات المالية فور حدوثها، وذلك بهدف توثيقها، يتم بعد ذلك تبويب وتصنيف تلك العمليات المالية بشكل منظم ومنهجي.

تهدف عملية مسك الدفاتر الحسابية إلى تسجيل العمليات المالية لحظة بلحظة

 يتم استخراج نتائج أعمال المشروع وتحديد مركزه المالي بناءً على تلك العمليات. تساعد هذه المعلومات الإدارة في اتخاذ قرارات سليمة ومستنيرة.

 كما توفر المحاسبة معلومات تخدم أغراض مختلفة لفئات داخل المشروع وخارجه. وبالتالي، تسهم في تسهيل مهمة المحاسبين ومساعدتهم في إنجاز مهامهم في وقت قصير.

نقترح عليك: أفضل الطرق لبيع المنتجات والخدمات عبر الإنترنت

الفروض المستخدمة في مسك دفاتر المحاسبة

الوحدة المحاسبية

المقصود بالوحدة المحاسبية هو أنه يتم النظر للمؤسسة أو الشركة بصفة مستقلة عن الإدارة أو الملاّك.

الاستمرارية

الاستمرارية هي أن يتم افتراض أن المشروع مستمر في عمله إلى أمد غير محدد ما لم يتم إيجاد دلائل تعكس ذلك الأمر.

وحدة القياس

وحدة القياس أي أن يتم تسجيل وتنفيذ كافة العمليات في المشروع بوحدة قياس نقدية محددة.

الفترة المحاسبية

أي أن يقسم عمر المشروع إلى فترات دورية ثابتة يتعارف عليها بأنها سنة ميلادية واحدة لكل فترة زمنية.

أنواع الحسابات في مسك دفاتر المحاسبة

حسابات الأصول

تمثل حسابات الأصول جميع ممتلكات الشركة او المشروع الناشئ وموجوداته.

حسابات الخصوم

يقصد بحسابات الخصوم التزامات المشروع تجاه الغير.

حسابات المصاريف

حسابات المصاريف هي المبلغ المدفوع للغير مقابل الحصول على خدمة منهم.

حسابات الملكية

تمثل حسابات الملكية رأس مال المشروع والأرباح المحتجزة.

حسابات الإيرادات

يقصد بحسابات الإيرادات المبلغ المكتسب من الغير مقابل تقديم خدمة له.

نظام القيد المزدوج

نظام القيد المزدوج هو كل عملية مالية لها طرفان أحدهما مدين والآخر دائن.

الأصول والمصاريف

إذا زادت الأصول تكون الشركة او الفرد مدين وإذا نقصت تلك الأصول فيكون دائن.

الخصوم والإيرادات

إذا زادت الخصوم والايرادات فالشركة أو الفرد يكون دائن وإذا نقصت تلك الإيرادات فيكون مدين.

أسباب استخدام مسك الدفاتر للشركات وللأفراد

من أسباب استخدام مسك الدفاتر للشركات وللأفراد أنها تساعد في ضمان أن يكون العمل لن يكون ضحية لأي خطأ مالي غير مقصود، إلى جانب توفير الوقت والجهد في العمل ضمن الشركة او المشروع.

حيث يعتبر المحاسب المالي شريكاً أساسياً يساعد في تحقيق أهداف المشروع وتحقيق النجاح المستدام في العمل.

وفيما يلي مجموعة من الأسباب التي تبين أهمية مسك الدفاتر للشركات أو للأفراد:

تساعد مسك الدفاتر المحاسبية في تحمل المسؤولية عن أية مشاكل أو ديون تتحملها الشركة، وهنا ينبغي على الفرد أو الشركة الفصل بين الأموال الشخصية وأموال العمل.

إلى جانب ذلك، يمكن تجنب المشاكل المالية عن طريق اكتشاف الأخطاء في وقت مبكر بواسطة إدارة المعاملات ضمن الشركة أو المشروع.

كما يمكن توفير المال عبر تبسيط الإجراءات الضريبية والتعاون مع متخصصين ضريبيين، كما تساعد في مراقبة السلامة المالية للشركة وتقييم أدائها في تحديد فرص لتحسين العمليات المالية.

ومن السهل أيضاً تنظيم المستندات والبيانات المالية اللازمة للحصول على قروض للشركة أو شراء معدات جديدة عندما يوجد فريق متخصص بإمساك دفاتر المحاسبة، وهنا من المهم أن يتم إغلاق الأمور المالية بصورة شهرية.

لكن من الممكن أن تواجه الشركة صعوبة في إغلاق الدفاتر في حال تم تأجيلها بعد نهاية الشهر، وهنا قد تجد الشركة صعوبة وعراقيل في المسائل المالية والمحاسبية في حال تأخرت في إغلاق الدفاتر، بالتالي يمكن تجنب ذلك بسهولة بواسطة إغلاق الدفاتر المحاسبية شهرياً.

يسرنا اطلاعك: أفضل شركات التوظيف في السعودية للباحثين عن عمل

أنواع برامج المحاسبة

تتوفر عدة نماذج وأنواع للبرامج المحاسبية التي يمكن العمل عليها في الشركة أو أي مشروع ناشئ وتحديداً عند البدء في مسك الدفاتر المحاسبية للمؤسسة، وهنا لا بد من اختيار البرنامج المحاسبي المناسب سواء نظام القيد المفرد أو المزدوج.

بالنسبة لنظام القيد المفرد فإنه يعتمد على تسجيل المعاملات المالية مرة واحدة فقط، إما كدخل أو مصروف، ويناسب نظام القيد المفرد الشركات الصغيرة والأعمال التجارية التي لا تمتلك رأس مال كبير أو استثمارات مالية ضخمة.

أما عن نظام القيد المزدوج فهو نظام محاسبي أكثر دقة وتعقيد، كونه يتطلب تسجيل المعاملات المالية مرتين، مرة كحساب دائن ومرة كحساب مدين، وعلى الرغم من صعوبته، فإن نظام القيد المزدوج يقدم ميزة الدقة ويقلل من نسبة الأخطاء.

وبالتالي فإن اختيار نظام القيد المحاسبي يؤثر بشكل كبير على عملية مسك الدفاتر المحاسبية للشركة أو المؤسسة وكيفية التعامل مع رأس المال.

البيانات المتضمنة في دفتر المحاسبة

بالنسبة للبيانات المتضمنة في دفتر المحاسبة فإنها تتعلق بالاحتفاظ بسجلات مالية دقيقة، حيث يوجد مفاهيم أساسية ينبغي أن تكون موجودة في الدفاتر المحاسبية بصورة دائمة.

وتتضمن تلك الدفاتر المحاسبية الإيرادات من المعاملات التجارية والتكاليف المتعلقة بالمعاملات، وأي ديون أو التزامات تتعلق بالشركة نتيجة تلك المعاملات.

إلى جانب ذلك، ينبغي تضمين العناصر الرئيسية الأخرى في دفتر المحاسبة لا سيما الميزانية العامة للشركة وبيان التدفق النقدي عبر اتباع تلك المبادئ، حيث يمكن للشركات ضمان دقة بياناتها المالية وتوافرها للمدققين الخارجيين.

قرأ الزوار أيضاً: أفضل 8 شركات للعمل في السعودية: دليل الباحثين عن الوظائف

مراحل إمساك دفاتر المحاسبة للشركات والأفراد

توجد مراحل عديدة لتنفيذ عملية إمساك دفاتر المحاسبة لدى الشركات أو الأفراد ومن ضمنها:

تسجيل البيانات المالية

عادة ما يتم تسجيل البيانات عبر عدة خطوات سواء في نظام مسك الدفاتر اليدوي أو عبر الحاسب، وهنا يمكن تلخيص تلك الخطوات في الاختيار والتبويب والترحيل وإعداد البيانات والتحقق من تلك البيانات.

ففي مرحلة اختيار وانتقاء البيانات يتم اختيار البيانات المهمة التي سيتم تسجيلها، بالتالي يتم استبعاد البيانات غير الضرورية أو غير المهمة.

أما في مرحلة التبويب، يتم تنظيم البيانات في مجموعات متشابهة مع بعضها، ويمكن تصنيفها وترتيبها بحسب معايير معينة، لا سيما الأقسام أو الإنتاج أو المناطق الجغرافية.

فيما يتعلق ينقل البيانات، فإنه يتم نقل البيانات من سجل تسجيلي إلى آخر، وقد يتم تغيير شكل البيانات، لكن الطبيعة العامة للبيانات لا تتغير، حيث يمكن نقل البيانات من دفتر اليومية إلى دفتر المدير العام لدى الشركة أو المشروع.

بالنسبة لعملية إعداد البيانات، فإنه يتم تجهيز البيانات من أجل توزيعها أو عرضها على مستخدمين مختلفين أو لأغراض مختلفة في مراحل دورة تشغيل الشركة المختلفة.

وأخيراً عملية التحقق من البيانات، فهي عملية أساسية للتحقق من اكتمال جميع العمليات التسجيلية دون وجود أي أخطاء، من أجل التأكد من دقة إدخال جميع البيانات المتعلقة بالشركة أو المؤسسة.

اخترنا لك: الأساليب الفعالة للإعلان عن خدماتك الإلكترونية وجذب العملاء 2024

معالجة البيانات المالية

يكمن الهدف الأساسي لمعالجة البيانات في تحويل تلك البيانات من شكلها الأصلي إلى شكل يكون أكثر فائدة، حيث يتم تنفيذ ذلك بواسطة ترتيب البيانات ومقارنتها وتحليلها.

إلى جانب إجراء عمليات حسابية ومنطقية وتلخيصها، وهنا يتم إنشاء إجماليات توفر مؤشرات حول قيم المقارنة أو القيم الفردية لمستويات البيانات المختلفة المتعلقة بالشركة.

نقل بيانات الشركة أو الفرد

تنقل البيانات من مكان لآخر عبر دورة تشغيل، سواء كانت عملية يدوية أو إلكترونية، ومن ثم تسلم النتائج النهائية للمستخدم وكل ذلك عبر مسك الدفاتر المحاسبية.

تخزين البيانات المالية

ينبغي تخزين المعلومات حتى يمكن الوصول عند الحاجة إليها، وذلك بعد اكتمال دورة تشغيل البيانات، وهنا لا بد من تصميم نظام التخزين بطريقة تسهل الوصول إلى البيانات في الوقت المناسب.

كما ينبغي توفير نظام أمان لحماية البيانات، حيث يتوفر كل ذلك عند التعامل مع شركة استشارات مالية توفر نظام إلكتروني يتضمن جميع الخطوات السابقة، ومن ضمنها خطوة تخزين البيانات المتعلقة بالشركة.

أقسام المحاسبة المالية في الشركات

تقسم المحاسبة المالية إلى نوعين أساسيين وهما المحاسبة النقدية ومحاسبة الاستحقاق، وعادة ما يتم استخدام تلك الأنواع لتسجيل وتوضيح وتحديد الربح والخسارة والتدفقات النقدية وتغيرات حقوق المساهمين عبر فترة زمنية معينة، حيث أن كل نوع من أنواع المحاسبة المالية له خصائص وشروط تختلف عن الآخر.

نظام المحاسبة النقدية

المقصود بنظام المحاسبة النقدية الذي يتم فيه تسجيل المعاملات المالية التي تتضمن إضافة أو خصم، وعادة ما يتم استخدام نظام المحاسبة النقدية لتسجيل الأمور الاقتصادية غير الحاوية على تدفقات نقدية مهمة، حيث تستخدم لخدمة الإيرادات الداخلية في الشركة أو المؤسسة.

نظام محاسبة الاستحقاق

يشمل نظام محاسبة الاستحقاق جميع أنشطة التشغيل داخل الشركة التي يتم تسجيلها، ومن ضمنها المحاسبة النقدية والمعاملات التي ليست لها تدفقات نقدية، ويستخدم نظام محاسبة الاستحقاق في الشركات الكبيرة في السوق.

ينقسم نظام محاسبة الاستحقاق إلى حسابات دائنة وحسابات مدينة، فحسابات المدينة تتضمن أموال العملاء المدينين للشركة أو المؤسسة وتعرف بمستحقات العملاء، في حين أن حسابات الدائنة تشمل الأموال التي تدين بها الشركة للبائعين وتعرف بالتزامات الشركة أو المؤسسة.

يهمك أيضاً: الربح من بيع الخدمات المصغرة وأفضل المواقع الموثوقة

وفي الختام، تحدثنا في المقال عن ماهية خدمة إمساك دفاتر المحاسبة للشركات والأفراد ونقاط الاختلاف بين مسك الدفاتر والمحاسبة ومراحل إمساك دفاتر المحاسبة، كما تناولنا أسباب استخدام مسك الدفاتر وأنواع الحسابات في مسك دفاتر المحاسبة، نرجو أن نكون وفقنا في تقديم المعلومات وإيصالها بشكل واضح وسليم، وللمزيد من المقالات المفيدة والمتنوعة، ندعوكم لزيارة موقعنا ميدان الربح.